مدیر فرانت آفیس عناصر و ابزاری را در اختیار دارد که او را قادر می سازد وظایف مدیریتی خود را به نحوی مطلوب انجام دهد.
تجهیزات، کارکنان، اتاق هایی که باید فروخته شوند، منابع مالی مورد نیاز و فرصت های کاری (فروش)، مدیر را قادر می سازد تا به اهداف اقتصادی سازمان متبوع خویش دست یابد.
وظایف شغلی مدیر فرانت آفیس
پرسنل شاغل در مدیریت اقامتی به ویژه بخش پذیرش، باید به گونه ای آموزش دیده باشید تا در حیطه رهنمودها و سیاستهای مؤسسه اقامتی محل کار خود قدم بردارند.
مدیر پذیرش نباید به اطلاعات فردی کارمندان خویش اتکاء کند بلکه هر یک از کارمندان باید در زمینه ادرک مفهوم میهمان نوازی و میهمان داری که یک اصل بسیار مهم در صنعت هتلداری است آموزش ببیند.
همچنین جو محیط کار برای کارکنان باید به گونه ای القا شود تا در میان آنها روحیه کار تیمی را افزایش یابد.
تجهیزاتی که در دسترس مدیر پذیرش قرار دارد بسیار متنوع هستند.
با ظهور کامپیوتر، برنامه های مختلف نرم افزاری و سیستم هوشمند مدیریت اموال، فرصتهای نامحدودی برای کنترل مدیریتی در اختیار مدیران پذیرش قرار گرفته است.
به عنوان مثال مدیر پذیرش به آسانی می تواند اطلاعات مربوط به آدرس و کد پستی مراجعه کنندگان، توالی مراجعات میهمانان شرکتی و سودآوری یک کنفرانس یا اجلاس را بررسی و در اختیار بخش بازاریابی و فروش قرار دهد.
در هر روز کاری اگر حتی یک اتاق هم بدون مشتری باقی بماند، آن فرصت فروشی است که وجود داشته و از دست رفته، و این خود یک چالش بزرگ فراروی مدیر پذیرش است.
هماهنگی بین بخش بازاریابی و فروش و مدیریت پذیرش، برای ایجاد استراتژی های تبلیغاتی و فروش سودآور، ضروری است.
آموزش پرسنل مدیریت پذیرش برای استفاده از تمامی فرصت های ممکن برای فروش، به تضمین این موضوع که از اهداف مالی شرکت یا مؤسسه برآورده شده است، کمک می کند.
بودجه بندی برای ملزومات و حقوق و دستمزد، افزایش فرصت فروش روزانه و ثبت صحیح هزینه های میهمان از جمله فرصت های اعمال مهارت های مدیریت برای مدیر پذیرش می باشد.
منبع: مدیریت فرانت آفیس
